Doelstelling

Op zoek naar een interessante en uitdagende baan. Executive Secretary / Management Assistant met een brede ervaring in alle aspecten, goed in MS Office, Engels, organiseren, werken in oplossingen (uiteraard liever voorkomen van (proactief)), analytisch, efficiënt, loyaal en betrouwbaar.

Organiseren Oplossingsgericht
Goed met computers Dienstverlenend Besluitvaardig
Analytisch Samenwerking Proactief

Ervaring

In vrijwel alle functies heb ik de meest voorkomende secretariële werkzaamheden verricht. Onderstaand een aantal taken:
• Email checken en eventueel afhandelen / beantwoorden
• Complex agendabeheer / Postbehandeling / Correspondentie
• Telefoon beantwoorden en doorverbinden en/of afhandelen
• Organiseren, bijwonen vergaderingen en maken van notulen (in NL en Engels)
• + in de gaten houden actiepunten
• Bezoekers ontvangen
• Reizen boeken (binnen- en buitenland) + itinerary / programma regelen
• Bijeenkomsten regelen (binnen- en buitenland) incl. overnachtingen, visa voor gasten
• Teleconferences en videoconferences regelen / Webex
• Declaraties maken
• Archiveerwerkzaamheden, kopiëren, faxen
• Catering regelen
• Inschrijven van trainingen/cursussen
• Kantoorartikelen bestellen
• Verlofregistratie
Senior Administratief medewerkster (tijdelijk)
Maart 2015 – nu
Fysergo (Rotterdam)
• Op de klantenadministratie controle van gewerkte uren detacheerders, inboeken in ERP systeem, facturatie, opstellen en analyseren rapportages. Detecteren en onderzoeken van opmerkelijke zaken/fouten bij rapportages. Zelfstandig administraties verwerken, analyses trekken en het proces verbeteren.
Secretaresse Sr Director Site Operations / Sr. Director Bacterial Vaccines
Februari 2012 – Augustus 2014
Crucell Holland B.V. (Leiden)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
• Opzetten en bijhouden intranet (Webmaster / Sharepoint) voor Site Operations
• Inplannen en bijhouden EHBO/BHV trainingen
• Opzetten en bijhouden “capital investment requests” documentatie
• Opzetten en bijhouden contractoverzicht tbv budget en opvolging contracten
• Overzicht houden op kwaliteitsincidenten (change controls/ CAPA’s) Site Operations
Management Assistent (tijdelijke vervanging) / Mei 2011 – Juni 2011
Joulz B.V. (Rotterdam)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden
Directiesecretaresse (vakantievervanging) / Juni 2010 – December 2010
NZO (Zoetermeer)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden




Directiesecretaresse Strategie & Planning / September 2009 – Februari 2010
TNO (Delft)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
corrigeren en redigeren Strategisch Plan
Directiesecretaresse / Januari 2003 – December 2008
Aon (Rotterdam / Amsterdam)
Oktober 2006 – december 2008
COO (volledig) en de CIO/CTO (gedeeltelijk).
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
• Coördinatie verhuizing van Aon Holdings van R’dam naar A’dam

Januari 2003 – september 2006
2 juristen en 1 dag per week als back-up voor de directeur juridische zaken internationaal.
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
• Bijhouden actiepunten Supervisory Board
• Registratie Kamer van Koophandel
• Verwerken van claims
• Opstellen van leningen, Power of attorney’s
• Bijhouden corporate chart
Directiesecretaresse / Office Manager / Januari 2002 – December 2002
Van Veen Informatica (Zoetermeer)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
• Inkoop van kantoorartikelen (incl kopieermachine etc) en drukwerk
• Verantwoordelijk voor personeelszaken (administratieve deel)
• Verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand
• Leidinggevend aan de receptioniste
• Facturen maken, invoeren in Exact en versturen
Sales Assistant + extra taken / Juni 1993 – December 2001
Bayer B.V. (Mijdrecht)
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden +
• Het organiseren van (buitendienst)vergaderingen en seminars voor artsen in binnen- en buitenland (voorbeeld skireis in Oostenrijk, centerparcs weekenden huisartsen etc.)
• Het opzetten en bijhouden van een ziekenhuisdatabase, het testen van een nieuwe artsendatabase en het functioneren als Database Administrator.
• Opstellen offertes voor ziekenhuizen + bijhouden overzicht

Secretaresse / Juni 1992 – Juni 1993
Sigma Coatings B.V.. (Uithoorn)
Veel voorkomende secretariële werkzaamheden



Secretaresse / November 1991 - Juni 1992
Via het uitzendbureau: Dura Bouw en International Airline Publications (Amsterdam /Hoofddorp)
Veel voorkomende secretariële werkzaamheden + financiële administratie / boekhouding
Artwork Coördinator / Maart 1989 - Augustus 1991
Johnson Wax B.V.(Mijdrecht)
Intermediair tussen de productmanager en drukkerijen met betrekking tot bedrukkingen op kleinschalige producten (dozen, etiketten, aerosols) in binnen- en buitenland. Dit was inclusief reizen in binnen- en buitenland als dat nodig was.
Secretaresse / November 1988 - Februari 1989
Via het uitzendbureau
Veel voorkomende secretariële werkzaamheden

Neven- en Stageactiviteiten
• Stage via de HEAO, marktonderzoek/ 1988 (3 maanden)
Düsseldorf / Duitsland
• Restaurant / Vakantiewerk/ 1987 (2 maanden)
Aarau / Zwitserland
• Augustus t/m oktober 1991 heb ik in Australië doorgebracht voor een "Working Holiday".